Ce que vous ne savez pas sur la gestion de projet
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Au fur et à mesure que nous progressons dans les rangs professionnels, certains peuvent aspirer à devenir chef de projet. L’idée de gérer des projets d’un million de dollars, de rencontrer des clients, d’élaborer des calendriers et d’embaucher les bonnes personnes pour l’équipe interne semble excitante. Souvent, la gestion de projet apparaît comme une machine « bien huilée » pour l’observateur extérieur, car le processus peut sembler systématique et une étape mène à la suivante, qui aboutit à un produit final livré dans les limites du budget et en avance sur le calendrier.
Dans le rôle de chef de projet, il devient rapidement évident que la machine a souvent besoin d’huile dans tant d’endroits et qu’il n’y a pas de temps pour s’arrêter et la réparer. Oui, les projets sont achevés en respectant ou en deçà du budget et nous livrons définitivement chacun à temps. Cependant, pour atteindre ces objectifs, nous passons beaucoup de temps à faire tout notre possible pour faire avancer la machine.
Souvent, la gestion de projet ressemble à un accélérateur.
Nous concentrons simultanément notre attention sur les besoins des membres de l’équipe, des clients, de la planification, des livrables, des tâches “pop-up” et des tâches que seul le chef de projet peut effectuer. Les jours de ralentissement, nous ne pouvons toucher que deux ou trois domaines énumérés ci-dessus, mais nous pouvons toucher ces domaines sur plusieurs projets différents. Pendant les semaines où chaque jour est un lundi, nous touchons tous les domaines sur tous les projets que nous gérons et certains domaines que nous n’anticipons même pas. Nous devons faire en sorte que les produits bougent, que les membres de l’équipe soient chargés et que les e-mails répondent aux réunions de lancement, aux réunions de mise à jour, aux réunions de projet et aux réunions de dotation.
Ensuite, il y a les tâches et les réunions imprévues qui commencent 15 minutes après l’arrivée de l’invitation.
L’imprévu nécessite un style de gestion de projet flexible, réactif, réfléchi, proactif et versé dans tous les domaines du projet. Il n’est pas nécessaire de connaître tous les détails de chaque projet, mais il est important d’en savoir suffisamment sur le travail en cours et sur l’état d’avancement pour pouvoir répondre à toute demande présentée par le client.
Lorsqu’il ne répond pas aux demandes des clients, le chef de projet expert anticipe « la suite », pour déterminer les risques et les dépassements de calendrier potentiels et ajuster les ressources pour minimiser l’événement.
Le chef de projet qui prend des initiatives consulte les membres de l’équipe pour déterminer leurs besoins et apporter des solutions à leurs questions. De plus, ce chef de projet alerte le client des phases de projet à venir et des réunions de planification de la planification pour discuter des processus, des approbations et d’autres actions qui pourraient être nécessaires à l’avenir, ce qui garantit que le projet continue d’avancer car la voie à suivre a déjà été discutée. et approuvé.
La gestion de projet n’est pas toujours aussi organisée ou structurée qu’il pourrait sembler à l’observateur. La gestion de projet, même dans les meilleures organisations, ressemble souvent à une partie d’échecs mais à un rythme beaucoup plus rapide. Un bon chef de projet doit être proactif et stratégique lorsqu’il décide de ce qui doit être traité immédiatement et de ce qui peut attendre. La capacité de communiquer efficacement avec une variété de personnalités, d’utiliser des compétences de pensée critique pour résoudre des problèmes complexes et multicouches, d’avoir la prévoyance d’identifier les risques potentiels et de les gérer avant qu’ils ne compromettent le projet, et de laisser les experts de l’équipe prendre le contrôle de leur travailler sans microgestion ne sont que quelques-unes des caractéristiques d’un chef de projet qui réussit.
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