Comment se prémunir contre la fraude interne dans les exploitations agricoles

La fraude interne est le terme officiel désignant les employés – ou même les membres de la famille – qui sont malhonnêtes, généralement avec des conséquences financières et éventuellement sur la réputation.

Cela peut impliquer qu’une personne ayant accès aux systèmes de paiement établisse des paiements pour elle-même au moyen de fausses factures ou travaille avec un tiers, tel qu’un entrepreneur, pour falsifier des registres et réclamer des paiements pour des travaux qui pourraient ne pas avoir besoin d’être effectués.

Il y a aussi le risque de vol d’argent liquide et d’équipement physique, ou de fraude sur les dépenses.

Voir également: Escroqueries courantes – comment protéger votre entreprise agricole contre elles

La fraude des salariés travaillant au sein d’une entreprise agricole est heureusement assez rare.

Cependant, il vaut toujours la peine de mettre en place des politiques et des structures à titre préventif, car nombre d’entre elles reflètent de bonnes pratiques commerciales plus larges.

Phil Draper, spécialiste de la fraude interne chez NFU Mutual, affirme que les employés peuvent potentiellement être dans une position unique pour commettre ou faciliter la fraude.

« Le meilleur moyen pour les entreprises agricoles d’éviter d’être la proie de la fraude interne est d’avoir une approche solide de la criminalité financière avec des contrôles et une documentation clairs, qui sont communiqués à tous les employés. »

Chloe Vernon-Shore, qui travaille dans l’équipe commerciale du cabinet d’avocats Michelmores, convient que l’accent doit être mis sur la prévention.

Cela signifie qu’il faut réfléchir là où il peut y avoir des risques particuliers – par exemple, autour de la passation de commandes ou du paiement des factures – puis s’assurer que chacun est formé à ce qui est attendu d’eux et suivi de manière appropriée.

Par exemple, il devrait y avoir moins de possibilités de fraude s’il existe des politiques claires qui définissent qui est autorisé à dépenser de l’argent et à traiter les paiements au nom d’une entreprise.

Elle suggère de fixer un plafond aux dépenses, de sorte qu’un employé doive demander l’approbation s’il effectue un paiement qui dépasse un certain montant.

Une approche similaire peut également être adoptée par les partenaires d’une entreprise, afin qu’ils conviennent que l’un ne peut pas effectuer un paiement au-delà d’un certain seuil sans l’approbation des autres.

Pour les grandes entreprises agricoles, un audit indépendant chaque année aidera à détecter les problèmes.

Pour les petites entreprises, cela reviendrait à un coût prohibitif, alors envisagez plutôt des contrôles ponctuels réguliers pour voir où vont les paiements, quand ils sont effectués et les détails du compte bancaire sur lesquels ils sont effectués.

Conseils pour éviter la fraude interne

• Assurez-vous qu’il existe une séparation claire des tâches en ce qui concerne l’achat et le traitement des paiements, et insistez pour que la direction signe ou approuve
• Exiger des preuves documentaires pour justifier les dépenses et les coûts (par exemple, les factures et les reçus) avec des contrôles indépendants
• Vérifiez les modifications des détails de paiement indépendamment avec le bénéficiaire
• Rapprocher les paiements en espèces quotidiens et mettre en œuvre une vérification indépendante de ceux-ci
• Mettre en place des rapprochements et des audits réguliers indépendants des comptes, ainsi que des contrôles d’inventaire réguliers indépendants
• Mettre en œuvre des restrictions d’accès physique et système aux informations et aux actifs
• Filtrer et vérifier les informations sur les candidats
• Surveiller les comptes et les informations pour identifier les nouvelles tendances qui peuvent représenter des signaux d’alarme – par exemple, une augmentation significative des dépenses ou des paiements à certains fournisseurs
• Avoir un processus pour soulever des préoccupations concernant la conduite des employés
• Changez régulièrement les mots de passe et rappelez au personnel de ne pas partager les mots de passe

Source: Mutuelle NFU

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Activité suspecte

Bien que la tentation puisse être de confronter un employé immédiatement, il est important de ne pas l’avertir qu’il est suspect car cela peut signifier qu’il peut brouiller les pistes et rendre difficile le recouvrement des fonds, prévient Alice Daniels, associée de l’équipe contentieux. à Michelmores.

« Si des sommes d’argent importantes ont été prises, vous ne voulez pas que le fraudeur le sache, car il peut très bien le déplacer ou le dépenser, il est donc plus difficile de récupérer », dit-elle.

« Cependant, il se peut que la personne ait joué avec le produit, ait des problèmes d’endettement ou d’alcoolisme et qu’il n’y aura pas grand-chose à récupérer de toute façon. »

Elle conseille aux entreprises de rassembler autant de preuves que possible en procédant à un audit des paiements en dehors des heures d’ouverture.

Il est crucial que seules des personnes connues pour leur fiabilité soient impliquées dans ce processus.

Les entreprises peuvent signaler leurs soupçons à la police, mais elles devront probablement intenter une action civile distincte contre l’individu si elles cherchent à récupérer de l’argent, dit-elle.

La réalité est que la police peut ne pas être en mesure d’accorder beaucoup d’attention à de tels cas en raison d’un manque de pouvoir et de ressources.

Dans les cas où les sommes en jeu sont importantes, l’entreprise peut demander une injonction pour geler les avoirs et les comptes bancaires du fraudeur présumé.

Cependant, le moment choisi pour cette étape est important car elle doit être effectuée avant que la police n’alerte le fraudeur de son enquête, sinon l’employé pourrait être en mesure de cacher les preuves.

Demander une injonction par l’intermédiaire de la Haute Cour est un processus coûteux, c’est pourquoi cette étape n’est vraiment réalisable que pour les cas où les sommes en jeu sont importantes.

Procédures disciplinaires

Le licenciement instantané d’un membre du personnel sans mener d’enquête et en suivant la procédure disciplinaire appropriée pourrait ouvrir l’employeur à d’éventuels litiges, prévient Bethan Jones, associée de l’équipe de l’emploi chez Michelmores.

Le vol est un exemple de faute grave, mais en vertu du droit du travail, un processus défini doit être suivi.

Il doit d’abord y avoir une enquête, suivie d’une audience disciplinaire au cours de laquelle les allégations seraient présentées à l’employé, et ce n’est qu’après cela qu’une décision peut être prise quant à l’avenir de l’employé.

Si un incident a été signalé à la police, demandez-leur s’ils acceptent que l’enquête interne se déroule parallèlement à la leur ou s’il vaut mieux attendre.

Selon la gravité de l’allégation, il pourrait être approprié de suspendre quelqu’un avec plein salaire.

Cependant, la suspension ne devrait pas être une étape automatique, car les tribunaux seront préoccupés par l’impact négatif qu’elle a sur la réputation de l’employé s’il est innocent.

La police a un fardeau de preuve plus élevé dans la mesure où elle doit prouver qu’une infraction a été commise « au-delà de tout doute raisonnable ».

Un employeur est seulement tenu de prouver « selon la prépondérance des probabilités » qu’une infraction a été commise.

Bien qu’il soit peu probable qu’une exploitation agricole familiale ait une politique anti-fraude spécifique, elle devrait néanmoins avoir une politique disciplinaire claire qui inclut tout type de fraude en tant que faute grave et définit les procédures qui seront suivies.

Les entreprises peuvent choisir de suivre les lignes directrices établies par le Code de pratique Acas sur les procédures disciplinaires et de réclamation plutôt que d’écrire leur propre politique.