NHS Forth Valley migre vers la dernière version de l’EDRMS de CCube Solutions, mettant en œuvre sa stratégie « paper lite » pour améliorer les soins aux patients

17 août 2022 – CCube Solutions annonce aujourd’hui que le NHS Forth Valley a achevé avec succès un projet critique visant à migrer vers la dernière version de son système de gestion électronique des documents et des enregistrements (EDRMS).

Ceci est d’une importance opérationnelle et clinique significative pour le conseil de santé étant donné que l’EDRMS est devenu la base de données principale pour toutes les informations sur les patients. Il est largement utilisé chaque jour par plus de 5 000 utilisateurs enregistrés et, à ce jour, contient plus de 13,5 millions de documents pour environ 1,2 million de patients.

Hôpital royal de Forth Valley

L’un des 14 conseils régionaux de la santé en Écosse, le NHS Forth Valley fournit des soins de santé à une population de plus de 300 000 personnes dans le centre de l’Écosse – une zone couvrant le Clackmannanshire, Falkirk et Stirling. Elle emploie environ 8 000 personnes au total.

En termes de mise en œuvre d’un dossier patient électronique (DPE) global pour que l’organisation atteigne ses objectifs de transformation numérique et de « paper lite », la stratégie du NHS Forth Valley a impliqué l’intégration de nombreux systèmes informatiques spécialisés et l’utilisation d’un portail clinique pour fournir aux cliniciens et autres professionnels de la santé un accès facile. L’EDRMS se trouve au cœur de cela en tant que magasin global des dossiers des patients, contenant à la fois des informations numérisées et « nées » électroniques qui sous-tendent une variété de services cliniques.

NHS Forth Valley est un client de longue date de CCube Solutions depuis 16 ans. Le projet de mise à niveau a commencé pendant la pandémie de coronavirus et s’est récemment achevé.

Anne Fielding, chef d’équipe du projet EDMS de NHS Forth Valley, explique : « Covid a évidemment retardé nos progrès, mais nous sommes maintenant pleinement opérationnels avec la version 4. Nous adorons le système – il est si facile à utiliser, offre divers outils pour gérer les documents et le la fiabilité et la rapidité de présentation de documents plus volumineux via un navigateur sont meilleures. CCube Solutions a également été très réactif pour adapter l’EDRMS à la façon dont nous voulons travailler. »

Pour achever la mise à jour de l’EDRMS vers la version 4, toutes les données ont dû être migrées pour s’adapter à la nouvelle architecture de la plate-forme qui est entièrement basée sur le Web, une documentation à l’appui rédigée, des utilisateurs formés et une partie de l’infrastructure informatique mise à niveau.

EDRMS version 4 offre une variété d’avantages clés

• Accès basé sur les rôles. Les bons dossiers de santé numérisés sont disponibles sur simple pression d’un bouton pour le personnel à tout moment en fonction de leur fonction et de la façon dont ils aiment travailler.

  Vijay Magon, directeur général de CCube Solutions, déclare : « Essentiellement, nous avons déployé beaucoup d’efforts avec la version 4 pour permettre aux utilisateurs de disposer d’un choix plus large en termes d’utilisation du système. Ils peuvent vraiment le configurer en fonction de leurs propres besoins et des informations qu’ils souhaitent voir.

  Par exemple, un clinicien dans un service de consultation externe souhaitera probablement que le système soit configuré de sorte qu’un tableau de bord lui soit présenté indiquant quels patients sont programmés et leur ordre chronologique. Il leur suffit alors de cliquer sur la personne et le dossier du patient se lance. Une secrétaire peut être plus intéressée à voir les dernières lettres de recommandation lorsqu’elle se connecte. Le système peut facilement être modifié, donc cela leur est affiché en premier.

  Le personnel administratif aura d’autres exigences système telles que la capacité de numériser des documents vers le dossier d’un patient, la fusion et la suppression de fichiers, la correction des doublons de données et l’exportation d’informations pour GDPR et SAR [1] fins. Tout cela peut être configuré et adapté pour eux.

• Différentes vues du dossier désormais proposées. Les utilisateurs peuvent également naviguer dans le dossier d’un patient de différentes manières en fonction de leurs besoins. Par exemple, la « vue des notes de cas » reproduit directement les anciennes notes papier physiques avec des onglets utilisés pour diviser chaque section ou spécialité. Une nouvelle « vue chronologique » a été introduite. Cela montre le parcours d’un patient dans le système de santé et les traitements administrés.

• Capacités étendues d’intégration et d’interopérabilité des systèmes. Étant donné que le NHS Forth Valley utilise une combinaison des meilleurs systèmes pour constituer son EPR global, l’intégration du système est d’une importance fondamentale. Utilisant des normes logicielles non propriétaires, EDRMS version 4 est livré avec un certain nombre d’importateurs de documents pour faciliter cela.

  Fielding déclare : « EDRMS prend en charge les interfaces de message et les API HL7 [2]. Cela signifie que les informations sur les patients créées dans d’autres systèmes ou reçues via PDF peuvent être automatiquement enregistrées dans le référentiel central EDRMS pour que les cliniciens puissent les voir en un seul endroit.

  Par exemple, la technologie de messagerie HL7 est utilisée pour importer des informations à partir de systèmes tels que SCI Store et TrakCare, le système d’administration des patients du conseil de santé, ainsi que les communications générées dans le cadre du Scottish Digital Dermatology Appointments Service (DDAS).

  Le Dr Fiona Craig, dermatologue consultante, explique : « Nous traitons un volume énorme de patients. On leur demande de télécharger leurs propres photos de leur état de peau pour qu’un clinicien les examine avant une consultation virtuelle. Ceci est ensuite stocké dans EDRMS une fois reçu, avec les notes cliniques. Les deux sont ensuite facilement accessibles en ouvrant le portail clinique.

  De même, EDRMS est utilisé pour stocker la passerelle SCI [3] messages reçus d’environ 50 cabinets médicaux dans la zone de chalandise du NHS Forth Valley. Cela permet de rationaliser le processus d’aiguillage entre le médecin généraliste et le conseil de santé.

  Le Dr Jonathan Begley, médecin généraliste chez Viewfield Medical Practice, Stirling, explique : « Une fois qu’un patient est accepté par une spécialité aiguë par téléphone, la documentation de référence aiguë de notre système EMIS peut être envoyée par voie électronique au NHS Forth Valley. Ces informations sont enregistrées directement dans le dossier électronique du patient auquel nos collègues des soins secondaires accèdent ensuite. Ils ouvrent le portail clinique et cliquent sur l’onglet des communications cliniques qui les emmène directement dans l’EDRMS. Cela remplace l’utilisation de boîtes de réception de courrier électronique pour les spécialités auxquelles de grandes équipes de cliniciens en rotation n’ont pas toujours accès, de sorte qu’il s’agit d’une voie désormais intégrée à l’usage général ; 450 recommandations sont ainsi effectuées chaque mois. »

  De plus, pendant la pandémie de coronavirus, un autre système – EDT Hub for Docman – a été utilisé par NHS Forth Valley pour partager les résultats des tests Covid stockés dans EDRMS vers les médecins généralistes, avec des métadonnées également fournies afin que ces informations puissent être facilement importées dans leur Systèmes SIGE.

• Capacité de numérisation étendue. Dans le cadre de la mise à jour de la version 4, des capacités de numérisation de capture supplémentaires basées sur le serveur ont été introduites pour rationaliser le processus de numérisation du papier pour NHS Forth Valley. Cela inclut la possibilité de numériser à la fois des documents en couleur et en noir et blanc en un seul lot, ainsi que des fonctionnalités permettant d’améliorer l’assurance qualité.

Magon conclut: «NHS Forth Valley est l’un des trois conseils de santé en Écosse que nous soutenons, les deux autres étant NHS Orkney et NHS Grampian. Notre EDRMS améliore la sécurité des patients, améliore l’efficacité clinique, augmente la sécurité et permet d’économiser de l’argent. Avec la sortie de la version 4, nous avons rendu beaucoup plus facile pour les professionnels de la santé d’utiliser le logiciel comme ils le souhaitent plutôt que d’être liés au fonctionnement de l’informatique. C’est manifestement démontré au NHS Forth Valley, où l’EDRMS est désormais d’une importance fondamentale pour fournir des soins là où on en a besoin.

[1] Demande d’accès au sujet

[2] Health Level Seven est une norme d’échange d’informations entre les systèmes d’information médicale. API signifie interface de programmation d’application.

[3] Scottish Care Information est un système national écossais qui permet l’intégration de systèmes informatiques de soins primaires et secondaires à l’aide de technologies Internet sécurisées.

-PREND FIN-

À propos de CCube Solutions
Basé à Milton Keynes, CCube Solutions est un fournisseur britannique indépendant de logiciels de gestion de contenu d’entreprise, comprenant des logiciels de gestion de documents et d’enregistrements électroniques. [EDRMS], flux de travail, formulaires électroniques et intégration de systèmes. Fondée en 1995, elle a une expérience établie et éprouvée de collaboration avec les fiducies et les conseils de santé pour minimiser leur dépendance au papier en capturant, stockant, gérant et livrant les dossiers des patients au point de besoin. Le NHS est un objectif principal pour CCube Solutions et ce depuis plus de 20 ans. La société a récemment obtenu les certifications BSI pour plusieurs normes ISO – 9001, 14001, 2700, 27701 et BS 10008 – démontrant son engagement à respecter les normes établies pour la protection des données sensibles des patients conservées dans les solutions EDRM largement utilisées dans le NHS.

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